Datenschutzerklärung CustomizedSolution Portal

A. Verantwortlicher

Wir freuen uns, dass Sie eine Website der Volkswagen AG, Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg, customizedsolution@volkswagen.de, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Braunschweig unter der Nr. HRB 100484 („Volkswagen AG“) besuchen. Im Folgenden informieren wir Sie über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer Daten.
 

B. Nutzung der Webseite und Protokolldateien

Bei ihrem Besuch auf unserer Webseite verarbeiten wir die folgenden Protokolldateien von Ihnen, die keinen Rückschluss auf Ihre Person zulassen:

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Sie ist erforderlich, um Ihnen die Website ordnungsgemäß anzeigen zu können. Die Daten werden nach 30 Tagen gelöscht. Weitere Informationen über unsere Cookies erfahren Sie in unserer Cookie Richtlinie.

Sofern die folgenden Abschnitte keine gegenteiligen Angaben enthalten, erfolgt die Datenverarbeitung auf Grundlage des Vertrages (Art 6 Abs.1 lit b DSGVO) und ausschließlich durch die Volkswagen AG.

Für das Hosting dieser Webseite verwenden wir den Auftragsverarbeiter Amazon Web Services (Amazon Web Services, Inc.) Die dabei erfolgenden Datenverarbeitungen beinhalten zum Teil die Übermittlung von Daten in Drittländer (d.h. Länder, die weder Mitglied der Europäischen Union noch des Europäischen Wirtschaftsraums sind). Bitte beachten Sie, dass nicht in allen Drittländern ein von der Europäischen Kommission als angemessen anerkanntes Datenschutzniveau besteht. Wo ein Zugriff aus einem solchen, sog. unsicheren Drittstaat, auf die Daten nicht ausgeschlossen werden kann, wurden zum Schutz Ihrer persönlichen Daten sogenannte EU-Standardvertragsklauseln als angemessene Garantie zur Datenverarbeitung geschlossen. Die von der EU-Kommission hierfür bereitgestellten EU-Standardvertragsklauseln können Sie hier abrufen.
 

C. Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

I. Anmeldung und Registrierung am Customized Solution Portal

Das Customized Solution Portal (folgend: CSP) ist eine Online Plattform und der zentrale Zugang für Aufbauhersteller (folgend: ABH), die Umbauten an Volkswagen Nutzfahrzeugen vornehmen. Das CSP dient der Bereitstellung von technischen Informationen, Materialien und Services von Volkswagen Nutzfahrzeuge für die Produktentwicklung und den Fahrzeugbau. Darüber hinaus dient das CSP der Pflege des Partnersystems und zur Erlangung des Partnerstatus von Volkswagen Nutzfahrzeuge. 

Die Voraussetzung für den Zugang zum CSP das dauerhafte Bestehen eines Zugangs zum Group Retail Portal (folgend: GRP). Mit Einrichtung des GRP-Zugangs wird eine „GRP-UserID“ für die Nutzer erstellt. Nach Erlangung des Zugangs ist das CSP über diese Plattform erreichbar. 

Im Zuge der Anmeldung eines ABHs im CSP werden folgende Informationen im CSP verarbeitet: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Organization-ID, IT-Nutzungsdaten (z.B. Organization-ID, Organization-Type).

Im Rahmen dieser Zusammenarbeit können sich Mitarbeiter dieser Unternehmen im CSP als Nutzer registrieren. Darüber hinaus muss der Mitarbeiter des ABH in der Kategorie „Gewährleistung“ bestätigen, dass das CSP nicht für Rückrufe benutzt werden darf, bei denen eine Gefahr für Leib und Leben besteht. Bei der Anlage des Nutzerkontos muss der o.g. Mitarbeiter weiter Nutzungsrestriktionen wie bspw. die Eigenverantwortlichkeit bei der Bereitstellung und Richtigkeit von Informationen bestätigen. Diese Bestätigungen werden im CSP zusammen mit der GRP-UserID (optional) des GRP-Nutzers sowie seiner E-Mail-Adresse gespeichert. 

Die Volkswagen AG erhebt und verarbeitet folgende personenbezogenen Daten zur Prüfung Ihrer Identität für die Registrierung im CSP:

Vor- und Nachname, Firmenname, DUNS-Nummer, Straße und Hausnummer, PLZ, Stadt, Land, E-Mail-Adresse, ABH-Webseite-Adresse, IT-Nutzungsdaten (z.B. Sprache, Zeitstempel).

Wir verarbeiten Ihre Daten nur solange es für den vorgenannten Zweck erforderlich ist und ein zugehöriger aktiver Nutzeraccount GRP besteht. Wir löschen diese allgemein unverzüglich nach Wegfall der rechtlichen Grundlage, wenn sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind oder die genannten Zwecke wegfallen und sofern keine anderweitige Rechtsgrundlage (z. B. handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen) vorliegt. Nach Wegfall der anderweitigen Rechtsgrundlage oder der Verpflichtung aus anderen gesetzlichen Gründen werden die Daten ebenfalls gelöscht. 

Die erhobenen Daten eines ABHs im Portal werden unmittelbar nach Vertragsende gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen.

Bei den folgenden Prozessen erfolgt eine Datenverarbeitung auf dem CSP:

III. CSP-Prozesse für registrierte Nutzer 

Partnerbewerbung (IntegratedPartner & PremiumPartner)

ABHs haben die Möglichkeit, sich im Rahmen des PartnerProgramms von Volkswagen Nutzfahrzeuge um einen der angebotenen Partnerstatus zu bewerben. Für alle Bewerbungen im Zuge dieses Prozesses wird jeweils der aktuelle Bewerbungsstatus im Profil hinterlegt. Dies dient dazu, Sie im Rahmen des Bewerbungsprozesses gezielt unterstützen zu können und z.B. wiederholte Rückfragen zu vermeiden.

Der ABH beantragt bei Volkswagen Nutzfahrzeuge die Erteilung des nächsthöheren Partnerstatus durch Eingabe der geforderten Daten und Abgabe der erforderlichen Erklärungen im CSP.

Die erhobenen Daten werden unmittelbar nach Vertragssende gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen. 
 

Verwaltung: ABH-Mitarbeiter

Folgende Informationen werden im CSP erfasst: 

Die erhobenen Daten werden unmittelbar ab Vertragssende des entsprechenden ABHs gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen. 
 

Marketingeinverständnis-Vereinbarung

Registrierte Nutzer sowie die Conversion Manager von Importeuren der Marke Volkswagen Nutzfahrzeuge erhalten, wenn sie dazu eine Einwilligung gegeben haben (Art. 6 Abs. 1 S.1 lit a DSGVO) Zusendungen mit werblichen Inhalten rund um den Bereich Customized Solution wie Einladungen zu Events oder Informationen und Einladungen zu Marktforschungsstudien.

Zum Versand der Mails werden folgende Daten verwendet:

Die Empfänger der werblichen Informationen haben die Möglichkeit, die Einwilligung im Login-Bereich unter „Nutzerkonto“ (als registrierter Nutzer) zu widerrufen (Opt-out). Die in diesem Zusammenhang angegebenen Daten (E-Mail-Adresse und Name, Vorname) werden von uns ausschließlich zum Zweck der Erbringung dieses Services im Rahmen Ihrer gegebenen Einwilligung genutzt (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO). Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen gegenüber der Volkswagen AG innerhalb Ihrer CSP-Profilverwaltung, per E-Mail an info-datenschutz@volkswagen.de Kontaktdaten mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Die erhobenen Daten werden unmittelbar nach Vertragssende gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen.
 

Erstellung und Verwaltung: Firmenprofil und Inserate

Die Volkswagen AG stellt allen Partnern mit dem Partnerstatus „IntegratedPartner“ und „PremiumPartner“ unter www.customized-solution.com ein Forum zur Verfügung, auf dem diese ihren Betrieb in Form von Firmenprofilen sowie ihre Produkte in Form von Produktinseraten präsentieren können.

Der Partner erstellt ein Firmenprofil sowie Inserate eigenverantwortlich in Übereinstimmung mit den Vorgaben der Kommunikations- und Markenrichtlinie der Volkswagen AG sowie den im CSP hinterlegten Vorgaben. Die Volkswagen AG wird vor der Veröffentlichung des Firmenprofils und des Inserats diese auf Einhaltung der Vorgaben überprüfen.

Eine Veröffentlichung von Firmenprofil und Inseraten kann mittels einer Applikation („Feature App“) erfolgen, soweit eine solche in den Volkswagen Nutzfahrzeuge Webseiten der jeweiligen Märkte eingebunden ist. Betreiber der lokalen Volkswagen Nutzfahrzeuge Webseiten ist der jeweilige Volkswagen Importeur, während in Deutschland die Webseite von der Volkswagen AG direkt betrieben wird. 

Die Volkswagen AG stellt grundsätzlich die Übertragung der Daten aus dem CSP auf die www.customized-solution.com bzw. die lokale Webseite sicher.

Folgende Daten können für die Erstellung und Verwaltung des Firmenprofils verarbeitet werden: 

Die erhobenen Daten werden unmittelbar ab Vertragssende gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen. 

Folgende Daten werden zudem im Zuge der Erstellung und Verwaltung von Inseraten verarbeitet:

Die erhobenen Daten werden unmittelbar ab Vertragssende gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen.
 

CAD-Datenbestellung

Computer-aided design (CAD) steht für „Computergestütztes Konstruieren“, d.h. die Unterstützung konstruktiver Aufgaben mittels 3D Daten zu Fahrzeugmodellen von Volkswagen Nutzfahrzeuge. Die Bereitstellung dieser Daten im CSP unterstützt die ABHs in ihrem Konstruktionsprozess von der Konzeptentwicklung bis zur Übergabe an die Produktion. Im Zuge der Bestellung und anschließender Bereitstellung der entsprechenden CAD-Daten erfolgt eine Verarbeitung folgender Daten:

Die erhobenen Daten werden nach maximal 30 Tagen ab Erstellung anonymisiert.
 

ABH Ansprechpartner hinzufügen oder ändern

Das CSP bietet ABH die Möglichkeit, Ansprechpartner für bestimmte Themen zu bestimmen und im CSP zu hinterlegen. Der entsprechende Ansprechpartner wird vom jeweiligen Unternehmen festgelegt und dient nach Eintragung als Kontaktperson rund um das Thema CSP. Hinterlegte Ansprechpartner können von Ihnen jederzeit gelöscht oder durch neue Ansprechpartner ersetzt werden.

Folgende Daten können für das Hinzufügen oder Ändern eines Ansprechpartners verarbeitet werden:

Die erhobenen Daten werden unmittelbar ab Vertragssende des entsprechenden ABHs gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. Steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen.
 

Verwaltung: WISA-Dokumente

Sobald Sie als Nutzer den Registrierungsprozess für das CSP abgeschlossen haben wird Ihnen die Möglichkeit geboten, Dokumente und Informationen für das Werkstattinformationssystem (WISA) im CSP bereitzustellen. WISA ermöglicht es Ihnen, im Schadensfall schnelle Reparaturhilfe über das Servicenetzwerk der Volkswagen AG zu leisten. Sie können Ihre Werkstattinformationen über WISA mit unserem Servicenetzwerk austauschen und so Ihre Reichweite für Service- und Reparaturarbeiten erhöhen.

Folgende Daten werden in diesem Zuge verarbeitet:

 verarbeitet.

Die erhobenen Daten werden unmittelbar ab Vertragssende gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen. 
 

Trainingsanmeldung

Nutzer haben im CSP die Möglichkeit, sich über verfügbare Trainings zu informieren. Zur Teilnahme sind diese teilweise über die bestehenden Vertriebsrichtlinien verpflichtet. Es können darüber hinaus auch Mitarbeiter der ABHs angemeldet werden und an Trainings teilnehmen, die nicht selbst im CSP registriert sind. 

Das CSP ermöglicht eine Detailansicht von Einzeltrainings, um entsprechende Informationen zu den Trainings zu erlangen. Nach erfolgter Anmeldung erhalten die berechtigten Nutzer bzw. angemeldete Dritte eine Bestätigung per E-Mail.

Zunächst verarbeiten wir folgende Kontaktdaten:

die Sie uns im Rahmen Ihrer Registrierung im CSP zur Verfügung gestellt haben, um Ihnen eine Einladung zum Training und im Anschluss ggf. die notwendigen Anmeldeinformationen bzw. einen Link zum Live-Online-Training zukommen zu lassen. 

Die Volkswagen AG (Nutzfahrzeuge) verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Einladung zu Qualifizierungen von Mitarbeitern. Die Verarbeitung findet zum Zweck der Einladung von Präsenztrainings und Live-Online Trainings statt.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist ein überwiegendes berechtigtes Interesse der Volkswagen AG (vgl. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). 

Die gespeicherten Daten werden für die Durchführung und Nachbereitung des Trainings sowie für eine anschließende trainingsbezogene Kontaktaufnahme (z.B. zur Übermittlung der Teilnahmebescheinigungen) maximal 30 Tage aufbewahrt, es sei denn, dass wir aufgrund von steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten (z.B. aus HGB, AO) zu einer längeren Speicherung verpflichtet.
 

Versuchskarossenbestellung

ABHs im Status IntegratedPartner oder PremiumPartner als auch Importeure, wenn diese in einer Rolle als ABH fungieren, können im CSP die Konfiguration von Versuchskarossen anfragen. Im CSP erfolgt die Konfiguration der Versuchskarosse. Die Konfiguration wir an den Fachbereich weitergeleitet und dort wird aus der Anfrage ein finaler Auftrag erstellt. 

Für die Konfiguration von Versuchskarossen werden folgende personenbezogenen Daten verarbeitet:

Die erhobenen Daten werden lediglich zur technischen Nachverfolgung gespeichert und nach 30 Tagen ab Erstellung gelöscht, sofern keine anderen Aufbewahrungsfristen (z. B. steuerliche Aufbewahrungsfristen) entgegenstehen. 

Im Falle eines Vertragsschlusses über die Bestellung einer Versuchskarosse verarbeiten wir die zuvor genannten Daten für die Durchführung des Vertragsverhältnisses sowie zur Rechnungserstellung. Nach Erstellung der Rechnung verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten für die Dauer von 15 Jahren im Rahmen von steuerlichen Aufbewahrungspflichten.
 

Order App

Das kundenspezifische Funktionssteuergerät ist ein spezifisches Steuergerät für Sonderfahrzeuge, das über spezifische Codierungen unterschiedliche Sonderfunktionen in dieses Fahrzeugen ermöglicht. Das kundenspezifische Funktionssteuergerät bietet den ABHs einen elektronischen Zugriff auf das „Controller Area Network“ (CAN-Netzwerk) des Volkswagen Nutzfahrzeugs. Zur Auslösung der Bestellung für ein spezifisches kundenspezifische Funktionssteuergerät wird im CSP eine Schnittstelle bereitgestellt. Zur Weitergabe der Bestellanfrage werden Daten weitergegeben, um im Fachbereich die Bestellung des ABH zu inklusive Konfiguration des kundenspezifische Funktionssteuergerät bearbeiten und vornehmen zu können. Es werden ausschließlich Daten des angemeldeten Nutzers weitergegeben. Dateninhaber der verarbeiteten Daten ist Volkswagen Nutzfahrzeuge sowie die Systeme GRP und CSP. 

Folgende Informationen werden vom CSP zur Bestellverarbeitung weitergereicht: 

Über das CSP können Bestellungen einer Konfiguration für das kundenspezifische Funktionssteuergerät aufgegeben werden. Die erhobenen Daten werden nicht im CSP gespeichert.
 

Auftragsdatenverfolgung

Der Aufbauhersteller kann über das CSP eine Kommissions- oder FIN-Nummer eingeben und sich dadurch ein von ihm umzubauendes Fahrzeug zuordnen und terminlich einplanen. Über eine Listenansicht kann er auf einen Blick den aktuellen Status und das voraussichtliches Lieferdatum (engl. Estimated time of arrival) zu den abgefragten Fahrzeugen erkennen.

Folgende Daten werden zudem im Zuge der Auftragsdatenverfolgung verarbeitet:

Die erhobenen Daten werden spätestens 30 Tage nach erfolgreichem Bestellabschluss (Status: Fahrzeug angekommen; engl: vehicle arrived) gelöscht. Die Datenverarbeitung ist zur Vertragserfüllung erforderlich (Art. 6 Abs.1 lit. b DSGVO).
 

D.  Adobe Analytics

Diese Webseite nutzt den Webanalysedienst Adobe Analytics, um die Nutzerzugriffe auf diese Webseite auszuwerten. Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage einer von Ihnen abgegebenen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). 

Für die Auswertung werden Cookies auf Ihrem Endgerät gespeichert und hierüber Informationen erhoben, die auch auf Servern unseres Auftragsverarbeiters Adobe Systems Software Ireland Limited („Adobe“) gespeichert werden. Ein Zugriff auf die Informationen durch Adobe Systems Incorporated mit Sitz in den USA kann nicht ausgeschlossen werden, so dass entsprechende EU-Standarddatenschutzklauseln als angemessene Garantien zur Datenverarbeitung in nicht europäischen Ländern abgeschlossen wurden. Sie haben das Recht, im Rahmen der Auskunft über diesen Standardvertrag informiert zu werden.

Eine direkte Personenbeziehbarkeit, der auf den Adobe Servern gespeicherten Informationen ist ausgeschlossen, da Adobe Analytics mit den Einstellungen „Before Geo-Lookup: Replace visitor’s last IP octet with 0“ und „Obfuscate IP-Removed“ genutzt wird. Durch die Einstellung „Before Geo-Lookup: Replace visitor’s last IP octet with 0“ wird gewährleistet, dass vor dieser sogenannten Geolokalisierung die IP-Adresse anonymisiert wird, indem die letzten acht Ziffern der IP-Adresse durch Nullen ersetzt wird. Der ungefähre Standort des Nutzers wird zur statistischen Auswertung an das Tracking-Paket, dass noch die vollständige IP-Adresse enthält, hinzugefügt. Vor Speicherung des Tracking-Pakets wird die IP-Adresse dann durch eine einzelne feste IP-Adresse ersetzt - hier spricht man von einer generischen IP-Adresse - wenn die Einstellung „Obfuscate IP –Removed“ konfiguriert ist. Damit ist die IP-Adresse nicht mehr in einem gespeicherten Datensatz enthalten. 

Die Datenverarbeitung erfolgt auf Grundlage einer von Ihnen abgegebenen Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem Sie auf den nachfolgenden Link klicken: Cookie-Richtlinie | CustomizedSolution Portal (customized-solution.com)
 

E. Ihre Rechte 

Ihre nachfolgenden Rechte können Sie gegenüber der Volkswagen AG jederzeit unentgeltlich geltend machen. Weitere Informationen zur Wahrnehmung Ihrer Rechte finden Sie unter Abschnitt D. 

Auskunftsrecht: Sie haben das Recht, von uns Auskunft über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu erhalten. 

Berichtigungsrecht: Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger bzw. unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen. 

Recht auf Löschung: Sie haben das Recht, bei Vorliegen der in Art. 17 DSGVO genannten Voraussetzungen, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen. Danach können Sie beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, soweit diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr notwendig sind. Außerdem können Sie Löschung verlangen, wenn wir Ihre Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen. 

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen des Art. 18 DSGVO vorliegen. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten können Sie dann die Einschränkung der Verarbeitung verlangen. 

Widerspruchsrecht: Sofern die Verarbeitung auf einem überwiegenden Interesse oder Ihre Daten zum Zwecke der Direktwerbung genutzt werden, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen. Im Falle des Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe mitzuteilen, aus denen Sie der Datenverarbeitung widersprechen. Daneben haben Sie das Recht, der Datenverarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung zu widersprechen. Das gilt auch für Profiling, soweit es mit der Direktwerbung zusammenhängt. 

Recht auf Datenübertragbarkeit: Sofern die Datenverarbeitung auf der Grundlage eine Einwilligung oder einer Vertragserfüllung beruht und diese zudem unter Einsatz einer automatisierten Verarbeitung erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigem und maschinenlesbaren Format zu erhalten und diese an einen anderen Datenverarbeiter zu übermitteln. 

Widerrufsrecht: Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, die Datenverarbeitung im Rahmen einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit kostenlos zu widerrufen.

Beschwerderecht: Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde (z. B. bei der Landesbeauftragten für den Datenschutz Niedersachsen) über unsere Verarbeitung Ihrer Daten zu beschweren.
 

F. Ihre Ansprechpartner

I. Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte

Die Ansprechpartner für die Ausübung Ihrer Rechte und weitergehender Informationen finden Sie auf der folgenden Webseite https://datenschutz.volkswagen.de.
Datenschutzbeauftragter der Volkswagen AG
Berliner Ring 2, 38440 Wolfsburg
datenschutz@volkswagen.de

Stand: Juli 2024